1. Información General

• Nombre de la entidad responsable: El Laboratorio de Letras (ELL)
• Naturaleza jurídica:
  Organización No Gubernamental (ONG), sin ánimo de lucro, con personería jurídica propia.
• Direccion registrada: Carrera 9 N° 8-16, Belén de Umbría, Risaralda, Colombia
• Actividad principal:
  Fomentar la lectura, la escritura y la creatividad literaria, mediante la organización de concursos de cuentos y otras actividades culturales, apoyando a escritores emergentes y gestionando alianzas con instituciones educativas y culturales.
• Correo de contacto: contacto@labdeletras.com
• Sitio web: https://labdeletras.com/

2. Alcance de esta Política de Privacidad

La presente Política de Privacidad describe cómo la Fundación El Laboratorio de Letras (ELL) (en adelante, la “Fundación”) recopila, utiliza, conserva y protege los datos personales de las personas que acceden a su sitio web y/o participan en las actividades organizadas por la Fundación, en especial en el Concurso Literario cuyas bases se encuentran disponibles en la página dedicada a los Términos y Condiciones. En caso de discrepancia entre esta Política de Privacidad y los Términos y Condiciones del concurso, prevalecerán aquellas disposiciones que sean específicas del concurso en lo que respecta al uso de las obras, pero siempre observando las obligaciones legales de protección de datos.

3. Relación con los Términos y Condiciones

La inscripción y participación en el Concurso Literario se rige por los Términos y Condiciones publicados en la sección correspondiente del sitio web. Es importante que cada participante:

• Lea y acepte los Términos y Condiciones antes de enviar sus datos personales y la obra literaria.
• Comprenda que, según dichos Términos y Condiciones, los participantes otorgan ciertos derechos de uso de las obras a la Fundación y asumen ciertas obligaciones relacionadas con la autoría y publicación.

Esta Política de Privacidad complementa dichos Términos y Condiciones en lo referente a la recopilación, tratamiento y protección de los datos personales de los participantes.

4. Datos personales que se recogen

La Fundación recopila únicamente los datos personales estrictamente necesarios para la gestión y organización del Concurso Literario (o de otras actividades de la Fundación cuando corresponda). Los datos que se recopilan a través del formulario de inscripción son:

• Nombre y apellido
• Fecha de nacimiento
• Número de teléfono
• Dirección de correo electrónico
• Título de la obra
• Documentos o archivos que el usuario decida proporcionar (por ejemplo, la obra literaria en formato Word o PDF)
• Dirección IP (principalmente con fines de verificación de la ubicación geográfica de la persona que se registra, en concordancia con los Términos y Condiciones que restringen la participación a habitantes del municipio de Belén de Umbría, Risaralda, Colombia, o del país en caso de ser pertinente).

En caso de que el participante sea menor de edad, se requerirá la autorización de sus padres o tutor legal para poder participar y para que la Fundación pueda tratar sus datos personales con los fines descritos.

5. Finalidad y base legal del tratamiento de datos

5.1 Finalidad del tratamiento

Los datos personales proporcionados por los usuarios se utilizan para:

1. Gestionar la participación en el concurso, incluyendo el registro, la verificación de datos y la comunicación con los participantes.
2. Permitir la evaluación de las obras literarias presentadas por parte del jurado.
3. Comunicar los resultados, enviar notificaciones a los ganadores y coordinar la entrega de premios.
4. Divulgar o explotar las obras premiadas, en los términos y plazos establecidos en los Términos y Condiciones (ej. cesión de derechos de explotación durante el periodo indicado, mención del concurso al publicar el texto, etc.).
5. Difundir imágenes, videos o materiales relacionados con la premiación u otras actividades de la Fundación, de acuerdo con lo permitido en los Términos y Condiciones.

5.2 Base legal del tratamiento

De acuerdo con el artículo 6 del GDPR, la base legal para el tratamiento de estos datos es el consentimiento explícito del usuario. Al enviar el formulario de inscripción, el participante declara que ha leído y acepta los Términos y Condiciones del concurso y otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales conforme a lo descrito en esta Política de Privacidad.

6. Procedimientos de recogida y almacenamiento de los datos

• Método de recogida:
  Todos los datos personales se recogen exclusivamente a través del formulario habilitado en labdeletras.com/concurso, de acuerdo con las condiciones establecidas.
• Almacenamiento de la información:
  La Fundación almacena los datos de forma segura, bajo controles de acceso que impiden el uso no autorizado de la información.
• Plazo de conservación:
  • Los datos de los participantes que no resulten ganadores se conservarán mientras sea necesario para la gestión del concurso y se procederá a su supresión o anonimización una vez finalizada la actividad, salvo que exista una obligación legal o justificación legítima para conservarlos por un período adicional.
  • Los datos de los ganadores (incluyendo los textos premiados) se conservarán por el periodo durante el cual la Fundación ostente derechos de divulgación o explotación de la obra, así como para cumplir con las obligaciones legales relacionadas con la difusión y el uso de las obras premiadas. Esto se detalla en los Términos y Condiciones, que prevén una cesión no exclusiva de los derechos de la obra por seis meses, junto con condiciones especiales de mención y autorización para su difusión durante un año (u otros plazos que se indiquen).
  • Adicionalmente, en lo que respecta a la difusión de fotografías y videos (cuando aplique), la Fundación podrá conservar dichos materiales para los fines de documentación y publicidad de sus actividades, siempre y cuando exista un consentimiento válido o un interés legítimo que no vulnere los derechos de los interesados.

7. Medidas de seguridad

La Fundación aplica, como mínimo, las siguientes medidas de seguridad:

1. Controles de acceso al repositorio de datos para evitar accesos no autorizados.
2. Verificación de identidad en el caso de solicitudes de ejercicio de derechos.

8. Derechos de los usuarios (titulares de los datos)

De acuerdo con el GDPR, los usuarios cuentan con los siguientes derechos:

1. Derecho de acceso: solicitar información sobre si la Fundación trata o no sus datos y, en caso afirmativo, acceder a ellos.
2. Derecho de rectificación: pedir que se corrijan datos inexactos o incompletos.
3. Derecho de supresión (“derecho al olvido”): solicitar la eliminación de sus datos personales dentro de los límites establecidos por los Términos y Condiciones y la normativa aplicable.
4. Derecho de oposición: oponerse al tratamiento de sus datos cuando la base legal sea un interés legítimo, en caso de que aplique.
5. Derecho a la limitación del tratamiento: solicitar que el tratamiento de sus datos se limite en determinadas circunstancias.
6. Derecho a la portabilidad de los datos: pedir, cuando proceda, la transmisión de sus datos a otro responsable de tratamiento en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.

8.1 Ejercicio de los derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, se deberá enviar una solicitud al correo de contacto de la Fundación, indicando claramente el derecho que se desea ejercer y proporcionando la información necesaria para la verificación de la identidad del solicitante. La Fundación dará respuesta en los plazos establecidos por la normativa aplicable.

9. Transferencias de datos a terceros

La Fundación no comparte los datos personales con terceros, salvo que resulte necesario para el cumplimiento de los Términos y Condiciones del concurso, las disposiciones legales o los acuerdos específicos establecidos (por ejemplo, en el caso de la colaboración de un jurado externo, el cual tendría acceso a las obras y al seudónimo, pero no a los datos personales completos de los participantes).

En caso de futuras transferencias internacionales de datos personales, la Fundación se compromete a informar previamente a los interesados y a adoptar las medidas adecuadas para garantizar un nivel de protección conforme a la normativa aplicable.

10. Uso de cookies y otras tecnologías de seguimiento

El sitio web de la Fundación utiliza únicamente cookies de sesión vinculadas a la autenticación de administradores y gerentes de contenido del sitio web. Estas cookies son estrictamente necesarias para mantener la sesión iniciada y permitir la correcta administración del sitio.

• Cookies de sesión para administradores: Se activan únicamente para quienes acceden al panel de administración con credenciales válidas. Estas cookies no recogen datos personales de visitantes ni se utilizan con fines publicitarios o de seguimiento.
• Usuarios normales: Los visitantes que no tengan credenciales de administrador ni gerentes de contenido NO hacen uso de cookies ni otras tecnologías de seguimiento en este sitio web.

Si en el futuro se llegaran a implementar cookies o herramientas de análisis para todos los usuarios, se publicará la política correspondiente y, de ser necesario, se solicitará el consentimiento previo de los usuarios según la normativa aplicable.

11. Aceptación de esta Política de Privacidad

Al proporcionar sus datos personales a través del formulario de inscripción en el Concurso Literario (o en cualquier otra actividad de la Fundación), el usuario declara haber leído y aceptado la presente Política de Privacidad, así como los Términos y Condiciones del concurso, y otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos conforme a lo descrito.

12. Modificaciones de la Política de Privacidad

La Fundación se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o administrativas, así como a buenas prácticas de protección de datos. En caso de realizar algún cambio sustancial, se informará a los usuarios a través del sitio web o por correo electrónico.

Fecha de la última actualización: 12.03.2025